Ohne Zahlen kein Erfolg – Warum Finanzplanung überlebenswichtig ist
Die Gastronomie ist ein hartes Geschäft. Die Margen sind oft klein, die Konkurrenz groß und die laufenden Kosten können dir schnell über den Kopf wachsen. Vielleicht kennst du das: Du hast ein großartiges Konzept, dein Restaurant oder Café läuft gut, und trotzdem bleibt am Monatsende kaum etwas übrig. Oder schlimmer noch: Plötzlich kommen unerwartete Kosten auf dich zu, und du weißt nicht, wie du sie stemmen sollst.
Viele Gastronomen machen einen entscheidenden Fehler: Sie verlassen sich auf ihr Bauchgefühl, anstatt eine durchdachte Finanzplanung zu erstellen. Aber ohne klare Zahlen und eine solide Strategie ist der Weg in die roten Zahlen nicht weit. In diesem Artikel erfährst du, welche Punkte in deiner Finanzplanung nicht fehlen dürfen, wie du Fehler vermeidest und welche Erfahrungen andere Gastronomen bereits gemacht haben.
Die wichtigsten Bausteine einer soliden Finanzplanung
1. Fixkosten und variable Kosten – Die Basis deines Finanzplans
Bevor du mit der Planung loslegst, musst du eine klare Übersicht über deine Kosten haben. Unterschieden wird dabei zwischen Fixkosten (die immer anfallen) und variablen Kosten (die sich je nach Umsatz verändern).
✔ Fixkosten:
- Miete oder Pacht
- Gehälter und Sozialabgaben
- Leasingraten für Küchengeräte
- Versicherungen
- Marketingkosten
- Buchhaltung
✔ Variable Kosten:
- Wareneinsatz (Lebensmittel, Getränke, Verpackung)
- Energiekosten (Strom, Gas, Wasser)
- Provisionen für Lieferdienste
- Reparaturen
- Saisonale Werbekosten
Erfahrung:
Ein Gastronom aus Hamburg erkannte zu spät, dass er bei den variablen Kosten seine Wareneinsätze nicht genau überwacht hatte. Sein Gewinn schmolz dahin, weil die Einkaufspreise für Lebensmittel in die Höhe gingen – und er die Preise nicht rechtzeitig angepasst hatte.
2. Umsatzplanung – Realistische Ziele setzen
Viele Gastronomen überschätzen ihre Umsätze und unterschätzen ihre Kosten. Deshalb ist eine realistische Umsatzplanung entscheidend.
🔹 So kalkulierst du deinen Umsatz richtig:
- Berechne den durchschnittlichen Umsatz pro Gast.
- Multipliziere diesen Wert mit der täglichen Gästeanzahl.
- Berücksichtige saisonale Schwankungen (z. B. weniger Gäste im Sommer oder im Winter).
💡 Tipp:
Plane pessimistisch. Wenn du von einem Umsatz von 50.000 € im Monat ausgehst, kalkuliere lieber mit 45.000 € – dann bist du auf der sicheren Seite.
Erfahrung:
Ein Café-Besitzer setzte seine Umsatzziele viel zu optimistisch an. Er kalkulierte mit 150 Gästen pro Tag – tatsächlich kamen aber nur 90. Das Ergebnis: Eine Finanzierungslücke, die ihn nach sechs Monaten zur Geschäftsaufgabe zwang.
3. Liquiditätsplanung – Vermeide finanzielle Engpässe
Die Liquiditätsplanung zeigt dir, wie viel Geld dir jeden Monat tatsächlich zur Verfügung steht. Denn Umsatz ist nicht gleich Gewinn! Viele Gastronomen tappen in die Falle, weil sie denken, dass ein guter Umsatz automatisch finanzielle Sicherheit bedeutet. Doch wenn die Fixkosten zu hoch sind, bleibt am Ende nichts übrig.
🚨 Das darf nicht fehlen:
- Rücklagen für unerwartete Ausgaben (mindestens 3 Monatsmieten auf der hohen Kante).
- Ein Puffer für saisonale Schwankungen.
- Klare Übersicht über Zahlungseingänge und -ausgänge.
💡 Tipp:
Nutze eine einfache Excel-Tabelle oder ein digitales Tool, um deine Liquidität monatlich zu überprüfen.
Erfahrung:
Ein Barista-Café in München musste nach wenigen Monaten schließen, weil es keine Rücklagen für den Winter hatte – die Laufkundschaft brach ein, doch die Fixkosten blieben gleich.
4. Wareneinsatz und Kalkulation – Deine Preise müssen stimmen
Der Wareneinsatz ist eine der größten Stellschrauben in der Gastronomie. Wenn du hier nicht genau hinschaust, kannst du schnell ins Minus rutschen.
🔹 Wie du deinen Wareneinsatz berechnest:
(Wareneinsatz / Umsatz) x 100 = Wareneinsatzquote
Ein guter Richtwert für die Gastronomie liegt bei 30 – 35 %. Wenn dein Wareneinsatz darüber liegt, musst du entweder günstiger einkaufen oder deine Preise anpassen.
Häufige Fehler:
- Keine regelmäßige Kontrolle der Einkaufspreise.
- Unklare Portionsgrößen führen zu Wareneinsatz-Schwankungen.
- Fehlende Preisstrategie (nicht einfach nach Bauchgefühl die Preise festlegen!).
💡 Tipp:
Nutze Kalkulationstools oder Wareneinsatz-Apps, um den Überblick zu behalten.
Fazit: Ohne Planung keine Zukunft
Eine gute Finanzplanung ist kein Hexenwerk, sondern die Grundlage für ein stabiles Geschäft. Gerade in der Gastronomie musst du genau wissen, welche Kosten anfallen, welche Umsätze realistisch sind und wo du Einsparpotenzial hast. Die richtige Planung schützt dich vor Liquiditätsengpässen und hilft dir, auch in schwierigen Zeiten profitabel zu bleiben.
Wenn du Unterstützung bei der Erstellung einer individuellen Finanzstrategie brauchst, stehen dir unsere Experten von markenkids.de gerne zur Seite. Wir helfen dir, dein Geschäft auf eine solide finanzielle Basis zu stellen – ohne kompliziertes Fachchinesisch, sondern mit praxisnahen Lösungen.
FAQ: Häufige Fragen zur Finanzplanung in der Gastronomie
1. Wie oft sollte ich meine Finanzplanung überprüfen?
Mindestens einmal im Monat, um schnell auf Veränderungen reagieren zu können.
2. Wie viel Rücklage sollte ich haben?
Mindestens 3 Monatsmieten, besser 6 – gerade in der Gastronomie gibt es saisonale Schwankungen.
3. Was tun, wenn die Fixkosten zu hoch sind?
Überprüfe deine Mietkosten, Personalkosten und verhandle mit Lieferanten. Manchmal hilft es, kleinere Anpassungen vorzunehmen, um langfristig Kosten zu senken.
4. Wie berechne ich meine Preise richtig?
Nutze die Formel: (Wareneinsatz + Fixkosten + gewünschter Gewinn) / geplante Anzahl der Verkäufe = Preis pro Produkt.
5. Welche digitalen Tools helfen bei der Finanzplanung?
Apps wie Orderlion, Gastrofix oder einfache Excel-Vorlagen können dir helfen, den Überblick über Wareneinsatz, Umsätze und Fixkosten zu behalten.
Zusammenfassung
Finanzplanung in der Gastronomie mag auf den ersten Blick trocken wirken – aber sie entscheidet über dein Überleben. Wer seine Zahlen nicht kennt, steuert blind. Mit der richtigen Planung, regelmäßigen Überprüfungen und einer klaren Preisstrategie kannst du dein Geschäft stabil führen und langfristig erfolgreich bleiben.